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Mit wenig Aufwand zur perfekten Büro- & Arbeitsorganisation

Auch wenn die Digitalisierung durch E-Mail-Kommunikation und vielfältigen EDV-Programmen voranschreitet: Es gibt sie noch, die Papierakten und Vorgänge, die in mehrfacher Ausfertigung auf dem Schreibtisch landen, die bunten Klebezettel als Merker für Wichtiges und die Zettelboxen für kleine Infos zwischendurch.

Um in diesen „Medienbrüchen“ zwischen analoger und digitaler Arbeitsweise den visuellen und strukturellen Überblick zu behalten, bedarf es eines guten Ordnungssystems, das die eigene Organisation unterstützt.

Die E-Mail-Bearbeitung für sich und andere ist ein Zeitfresser, der durch gezielte Nutzung des Programms Microsoft-Outlook effektiver gestaltet werden kann.

Ihr Nutzen:
Sie lernen, wie Sie die eigene Arbeitsweise so strukturieren, dass Sie durch einen aufgeräumten Arbeitsplatz und eine durchdachte Ablagesystematik die täglichen Suchzeiten nach Papier und Dateien verringern. Transparenz und Übersichtlichkeit ohne Zettelwirtschaft und Papierstapel erhöhen die Konzentrationsfähigkeit auf das Wesentliche. Mit dem E-Mail-Programm Microsoft-Outlook haben Sie zukünftig Ihre digitale Kommunikation und Ihre Termine im Griff.

Inhalte:
Die individuelle Arbeitsplatzorganisation

• Vermeidung von Papierstapeln auf dem Schreibtisch
• Wege aus dem „Klebezettel“-Chaos
• Wiedervorlagen für Papierdokumente

Strukturierte Ablage

• Analoge und digitale Strukturen, um alle Vorgänge und Dateien transparent abzulegen
• Klassische und moderne Ordnungssysteme

Papierarmes Arbeiten

• Microsoft-Outlook clever nutzen
  • Übersichtliche Bearbeitung von E-Mails (auch in Gruppen-/und Funktionspostkörben)
  • E-Mail-Wiedervorlage
  • Aufgabenmanagement für sich und andere
  • Notizfunktion für kurze Infos
  • Kalenderfunktionen, die Ihre Termine visuell „aufpeppen“
• Microsoft-OneNote als Informationspool kennenlernen
  • Digitale Informationen festhalten und mit anderen teilen
  • Gemeinsames Bearbeiten von Vorgängen

Methoden:
Impulsvorträge, Einzel- und Gruppenarbeiten, Erfahrungsaustausch

Zielgruppen:
Mitarbeiter/innen aus Sekretariat und Fachabteilungen, die ihre Büroorganisation sowohl analog als auch digital verbessern wollen.

Hinweis:
Bitte bringen Sie zum Seminar ein Tablet oder ein Laptop mit, auf dem Microsoft-Outlook (und gern auch Microsoft-OneNote) in der Desktop-Version ab 2010 installiert ist, damit Sie die Tipps und Tricks dafür gleich ausprobieren können.

Unterrichtsart

Präsenzunterricht